Première étape du guide pour l’embauche de votre premier salarié. Avant même de penser à diffuser une annonce, une préparation minutieuse est la clé du succès.

• Définir précisément le poste et le profil idéal :
  • Commencez par une réflexion approfondie sur le besoin réel. Quelles sont les missions que vous souhaitez déléguer ? Quelles compétences (techniques et comportementales) sont indispensables ? Quel niveau d’expérience est requis ?
  • Rédigez une fiche de poste détaillée. C’est votre feuille de route pour le recrutement et la base du futur contrat.
  • Déterminez le type de contrat (CDI, CDD, temps plein, temps partiel) et la rémunération envisagée, en incluant les avantages potentiels (mutuelle, tickets restaurant, etc.).

• Anticiper les démarches administratives préalables :
  • Si vous n’en avez pas encore, vous aurez besoin d’un numéro SIRET pour déclarer votre salarié.
  • Vous devez identifier la convention collective qui s’appliquera à tous vos futurs salariés.
  • Vous devez vous affilier aux organismes sociaux : l’URSSAF (pour les cotisations sociales) et les caisses de retraite complémentaire et de prévoyance. Ouvrez un compte employeur auprès de chacun de ces organismes.

• Maîtriser les aspects légaux et conventionnels :
  • Le droit du travail français est protecteur. Votre convention collective fixe des règles spécifiques en matière de salaire minimum, classification des postes, durée de la période d’essai , durée du travail, couverture santé et prévoyance, retraites…
  • Assurez-vous de respecter le SMIC (Salaire Minimum Interprofessionnel de Croissance) et les règles relatives à la durée légale du travail, aux congés payés.
  • En l’absence de convention collective c’est le droit du travail qui s’applique.

• Rédiger et diffuser une offre d’emploi impactante :
  • Votre annonce est la première image de votre entreprise. Elle doit être claire, attractive et refléter la culture de votre entreprise.
  • Choisissez les canaux de diffusion pertinents : sites d’emploi généralistes (Indeed, LinkedIn, APEC, etc.), écoles, réseaux sociaux professionnels, ou même votre propre réseau.

• Mener un processus de recrutement structuré :
  • Après la réception des candidatures, procédez à un tri rigoureux.
  • Préparez vos entretiens : posez des questions ouvertes, mettez en situation si c’est pertinent, et évaluez non seulement les compétences techniques mais aussi l’adéquation du candidat à l’esprit de votre entreprise.
  • N’oubliez pas de prendre des références (avec l’accord du candidat) pour valider les informations.

• Formaliser la proposition d’embauche :
  • Une fois votre choix arrêté, faites une proposition par écrit, détaillant les conditions essentielles du poste. Si vous prévoyez une période d’essai vous devez le mentionner dans la promesse d’embauche.
  • La promesse d’embauche doit permettre une prise de décision en ayant tous les éléments (fonction et qualification, rémunération, lieu de travail, durée du travail, congés payés, éventuellement clause de non-concurrence).
  • Vous pouvez mentionner un délai d’acceptation de ladite promesse.

Votre offre est acceptée ! il est temps de finaliser l’embauche.

• Le contrat de travail : le socle de la relation :
  • Le contrat doit être écrit et signé par les deux parties. Il doit impérativement contenir des mentions obligatoires : identité des parties, lieu de travail, intitulé du poste et classification, date d’embauche, durée de la période d’essai (si applicable) et condition de renouvellement, rémunération, durée du travail, congés payés, convention collective, clause de non-concurrence et/ou mobilité. N.B : les CDD et les contrats à temps partiels obéissent à des règles différentes notamment de durée du contrat et de motif de recours , prenez garde à la rédaction.
  • Remettez un exemplaire original à votre salarié au plus tard le jour de son arrivée.

• La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) : une formalité unique et cruciale :
  • C’est l’une des démarches les plus importantes. La DPAE doit être effectuée auprès de l’URSSAF avant la prise de fonction du salarié (au plus tôt 8 jours avant, au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche).
  • Elle permet l’immatriculation du salarié à la Sécurité sociale, son affiliation à l’assurance chômage et la demande d’adhésion à un service de Santé au travail.

• Mutuelle et prévoyance : des avantages à ne pas négliger
  • La mutuelle (couverture des dépenses de santé) est obligatoire en France, vous devez proposer une mutuelle avec prise en charge minimum de 50% de l’adhésion du salarié. Votre convention collective peut fixer des conditions spécifiques.
  • Selon votre convention collective une prévoyance d’entreprise peut être obligatoire pour couvrir les risques de la vie (décès, invalidité…). Quelle que soit votre convention collective elle est obligatoire pour les

• La visite médicale d’embauche : une obligation pour la santé au travail
  • Cette visite (visite d’information et de prévention) est obligatoire et doit être organisée par vos soins auprès du service de santé au travail dont vous dépendez. Elle a lieu au plus tard dans les 3 mois suivant l’embauche, à l’exception des salariés exposés à des risques particuliers pour lesquels la visite dite de suivi individuel renforcé (SIR) doit être faite avant l’affectation au poste.

• Le DUERP: Le document unique d’évaluation des risques professionnels est obligatoire dès le premier salarié. Vous devez recenser et évaluer les risques inhérents à l’activité et aux conditions d’exercice. La liste des risques ainsi identifiés servira de base à la formation à la sécurité de votre salarié.

Nous arrivons à la troisième étape du guide pour réussir l’embauche de votre premier salarié. Cette embauche ne s’arrête pas à la signature du contrat : l’intégration est primordiale pour la réussite de cette collaboration.

Maintenez le lien avec votre recrue avant son arrivée par des envois réguliers d’informations. Montrez-lui que sa venue est attendue et préparée.

• Un accueil chaleureux et une intégration réussie :
  • Préparez le poste de travail de votre salarié (bureau, matériel informatique, accès aux outils…).
  • Prenez le temps de lui présenter l’entreprise, le projet, ses valeurs, ses objectifs, et les règles de fonctionnement.
  • Prévoyez un temps d’échange sur la fiche de poste afin de vous assurer de la compréhension mutuelle de la mission, des activités et objectifs.
  • La formation sécurité est obligatoire, présentez les risques liés au poste et les mesures de prévention pour les maitriser. Gardez la preuve de la formation dans le dossier du salarié.

• Gérer la période d’essai : un temps d’ajustement :
  • La période d’essai est un moment clé pour les deux parties. Organisez des points réguliers pour échanger sur l’intégration, les missions et les attentes.
  • Fixez des objectifs clairs et mesurables.
  • À l’issue de cette période, si tout est concluant, confirmez l’embauche. Si ce n’est pas le cas, respectez les délais et procédures de rupture.

• Les obligations administratives courantes : une gestion rigoureuse :
  • Chaque mois, vous devrez établir les bulletins de salaire et déclarer et payer les cotisations sociales.
  • Tenez à jour le registre unique du personnel, un document obligatoire recensant tous vos salariés par date d’entrée.
  • N’oubliez pas les obligations en matière de formation professionnelle continue.

• L’organisation est votre meilleure alliée : Tenez un calendrier des échéances administratives.
• La communication, toujours la communication : Soyez transparent et disponible pour votre nouveau salarié.
• L’accompagnement professionnel : N’hésitez pas à solliciter un expert-comptable, un juriste en droit social ou un cabinet de conseil RH (comme 2CRH !) pour vous aider dans ces démarches complexes. Leur expertise vous fera gagner du temps et évitera les erreurs.

Embaucher votre premier salarié est un signe fort de croissance. En suivant les étapes de ce guide pour embaucher son premier salarié avec rigueur et bienveillance, vous poserez les bases d’une collaboration solide et contribuerez au succès futur de votre entreprise. Bon recrutement !