Le Code du travail français établit un ensemble de règles qui s’appliquent à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Cependant, certaines dispositions sont modulées en fonction du nombre de salariés.

Pour les entreprises de moins de 50 salariés, l’objectif est souvent de simplifier les démarches tout en garantissant les droits fondamentaux des employés.

La vigilance reste de mise, car le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions importantes.

La phase précédant la signature du contrat est jalonnée d’étapes administratives obligatoires.

• La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) :
  • C’est la première démarche à effectuer. Elle doit être réalisée auprès de l’URSSAF au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard le dernier jour ouvrable précédant celle-ci.
  • La DPAE permet de déclarer l’embauche à plusieurs organismes (URSSAF, Pôle Emploi, caisses de retraite, service de santé au travail).

• Le Contrat de Travail :
  • Il doit obligatoirement être écrit (sauf pour le CDI à temps plein qui peut être verbal, mais ce n’est pas recommandé pour des raisons de preuve), rédigé en français.
  • Il doit comporter des mentions obligatoires : identité des parties, date d’embauche, lieu de travail, intitulé du poste, qualification, rémunération, durée du travail, modalité d’acquisition des congés payés, durée et conditions de la période d’essai, convention collective applicable.
  • Un exemplaire signé doit être remis au salarié.

• La Visite d’Information et de Prévention (VIP) :
  • Anciennement « visite médicale d’embauche », elle doit être organisée par l’employeur auprès du service de santé au travail.
  • Elle a lieu dans les 3 mois suivant la prise de poste (ou avant l’embauche pour les postes à risque).
  • Elle vise à informer le salarié sur les risques éventuels de son poste et les mesures de prévention.

• Affiliation aux organismes sociaux :
  • URSSAF : Pour le paiement des cotisations de Sécurité sociale.
  • Retraite Complémentaire : Affiliation à une caisse de retraite complémentaire (Agirc-Arrco).
  • Prévoyance : Affiliation à un organisme de prévoyance (obligatoire pour tous les cadres du secteur privé) selon disposition de la convention collective
  • Mutuelle d’entreprise : Obligatoire pour tous les salariés depuis 2016, avec une participation employeur d’au moins 50%.

• La Convention Collective (CCN) :
  • Identifiez la convention collective applicable à votre activité principale. Elle complète le Code du travail et peut prévoir des dispositions plus favorables pour les salariés (salaires minimaux, primes, durée de la période d’essai, etc.).
  • Vous devez informer le salarié de la CCN applicable.

Une fois le salarié embauché, l’employeur a des obligations continues tout au long de la relation de travail.

• La rémunération :
  • Respect du SMIC ou du salaire minimum conventionnel (si plus favorable)
  • Établissement et remise d’un bulletin de paie détaillé chaque mois.
  • Paiement du salaire à date fixe.

• La Déclaration Sociale Nominative :
  • Transmission des données sociales : Chaque mois vous devez déclarer à l’URSSAF les sommes perçues par vos salariés et verser les cotisations et contributions sociales à l’Urssaf. Elle s’effectue en ligne via votre espace Net-entreprise à partir de votre logiciel de paie ou celui de votre comptable.

• La durée du travail :
  • Respect de la durée légale (35 heures par semaine) ou conventionnelle, durée maximale hebdomadaire (48h et 44h sur une période de 12 semaines), durée maximale quotidienne (10h), amplitude journalière (12h).
  • Gestion des heures supplémentaires (majoration, repos compensateur).
  • Respect des temps de repos quotidiens (11 heures consécutives) et hebdomadaires (35 heures consécutives).

• Les congés payés :
  • Acquisition de 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif.
  • Obligation de prendre au moins 4 semaines de congés par an dont 12 jours ouvrables consécutifs entre le 1^er mai et le 30 octobre.
  • Période de prise des congés fixée par l’employeur après consultation du salarié (ou du CSE s’il existe) communiquée 2 mois avant la période de prise.

• Santé et Sécurité au Travail :
  • Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) : Obligatoire dès le premier salarié, il recense tous les risques professionnels de l’entreprise et les actions de prévention associées. Il doit être mis à jour au moins une fois par an.
  • Médecine du travail : Suivi médical régulier des salariés.
  • Formation à la sécurité : Informer et former les salariés sur les risques spécifiques à leur poste.
  • Déclaration des accidents de travail : déclaration dans les 48h auprès de la CPAM sur internet via votre compte entreprise (net-entreprise). Remise d’une feuille accident au salarié pour la prise en charge des frais médicaux.

• Hygiène et Conditions de Travail :
  • Mise à disposition de vestiaires (si port d’une tenue professionnelle), des lavabos (1 pour 10 employés) et cabinets d’aisance et douches en cas de travaux salissant, isolés des locaux de travail et placé à proximité des travailleurs. Les vestiaires et sanitaires sont séparés si vous employez des hommes et des femmes (1 urinoir pour 20 hommes et deux cabinets pour 20 femmes).
  • Mise à disposition d’eau potable
  • Interdiction de laisser prendre les repas sur le lieu de travail ; un emplacement doit permettre de prendre les repas dans de bonnes conditions de santé et sécurité.

• Les registres obligatoires :
  • Registre unique du personnel : Il doit être tenu à jour et contenir des informations sur tous les salariés (identité, emploi, date d’entrée et de sortie, type de contrat, temps de travail) dans l’ordre d’arrivée.
  • Registre du CSE : Pour les CSE de moins de 50 salariés, vous devez tenir à la disposition des salariés, de l’inspection du travail et des membres du CSE les demandes écrites du CSE et vos réponses argumentées.
  • Registre des dangers graves et imminents à usage exclusif des membres du CSE : il permet de consigner les procédures d’alerte pour danger grave et imminent. Sa documentation est strictement encadrée par la procédure de droit d’alerte.
  • Registre des traitements de données personnelles : tous les traitements de données personnelles (gestion des paies, gestions des données clients, photos de personnes…) doivent être déclarés sur le registre et respecter les obligations en matière de RGPD.

• L’Affichage obligatoire :
  • Coordonnées de l’inspection du travail, du défenseur des droits, de la médecine du travail, numéros d’urgence, coordonnées des représentants du personnel (si existants)
  • Informations relatives aux consignes de sécurité, à l’interdiction de fumer et/ou vapoter, mode de consultation du DUERP
  • Les textes en matière de lutte contre le harcèlement moral et sexuel, lutte contre les comportements sexistes, lutte contre la discrimination, l’égalité professionnelle et salariale entre les hommes et les femmes
  • Les informations sur la convention collective et les accords applicables à l’entreprise
  • La période de prise de congés et les jours de repos hebdomadaires

• Prévention du harcèlement et de la discrimination :
  • Obligation de prendre toutes les mesures nécessaires pour prévenir le harcèlement moral et sexuel, ainsi que la discrimination.
  • Affichage des textes de loi relatifs au harcèlement

• La formation professionnelle :
  • Obligation de financer la formation professionnelle continue des salariés (contribution à l’OPCO de votre branche), le paiement se fait via la DSN.
  • Entretien professionnel : Obligatoire tous les deux ans pour tous les salariés, il porte sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié. Un exemplaire est remis au salarié.

Que la rupture soit à l’initiative de l’employeur ou du salarié, des procédures spécifiques doivent être suivies.

• La période d’essai :
  • Possibilité de rompre le contrat librement par l’employeur ou le salarié, sous réserve de respecter un délai de prévenance.
  • Durée maximale variable selon le type de contrat et la qualification (dépend de la CCN)

• Le licenciement :
  • Doit reposer sur une cause réelle et sérieuse (personnelle ou économique).
  • Procédure stricte à respecter : convocation à entretien préalable, entretien, notification par lettre recommandée avec accusé de réception, respect du préavis.
  • Versement d’indemnités de licenciement (sauf faute grave ou lourde) et de congés payés non pris.

• La démission :
  • Le salarié doit manifester clairement et sans équivoque sa volonté de rompre le contrat.
  • Respect d’un préavis par le salarié.

• La rupture conventionnelle :
  • Permet à l’employeur et au salarié de rompre le CDI d’un commun accord.
  • Nécessite l’homologation par la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités).
  • Versement d’une indemnité spécifique de rupture conventionnelle, au moins égale à l’indemnité légale de licenciement.

• Le comité social et économique : si l’effectif atteint onze salarié pendant 12 mois consécutifs l’entreprise doit organiser des élections.
• Dispositif de partage de la valeur : les entreprise, qui au cours des 3 derniers exercices comptables ont réalisé un bénéfice d’au moins 1% du chiffre d’affaires, doivent mettre en place un dispositif de partage de la valeur (prime de partage de la valeur, intéressement , participation, abondement sur le Plan d’épargne entreprise ou Plan d’épargne retraite.
• Le versement mobilité transport : c’est la participation au financement des transports en communs pour vos salariés dès que le seuil est franchi pendant 5 années consécutives et que vous êtes situé dans une zone soumise à une autorité organisatrice de la mobilité (Ile de France notamment).

La gestion des ressources humaines, même avec un seul salarié, est une fonction à part entière qui demande rigueur et connaissance.

Pour une entreprise de moins de 50 salariés, comprendre et appliquer ces obligations réglementaires est fondamental pour éviter les litiges, assurer un bon climat social et permettre à votre entreprise de se développer sereinement.

N’hésitez jamais à vous appuyer sur des professionnels (expert-comptable, avocat en droit social, ou des cabinets de conseil RH comme 2CRH) pour vous accompagner et sécuriser vos pratiques.

C’est un investissement qui garantira la pérennité de votre croissance.